Přihlášení

Elektronický archivační systém je řešením pro archivování i velkých objemů dat. Umožňuje zaarchivovat klasické papírové, ale i elektronické dokumenty (viz. obr. č.1), které lze rychle a snadno vyhledávat (viz. obr. č.2).
U papírových dokumentů se archivuje jejich elektronický obraz - archivují se tedy naskenované dokumenty. Elektronické dokumenty je možné archivovat v jejich původním formátu importem do archivačního systému.
Elektronický archivační systém je otevřený a proto jej lze napojit na většinu běžných informačních systémů provozovaných v rámci organizace.

Co lze archivovat? Jak jsme již řekli: papírové i elektronické dokumenty. A forma dokumentů? Systém umožňuje archivovat běžné dokumenty jako jsou textové soubory, smlouvy, obchodní a účetní doklady, zprávy, dopisy, technologické postupy a návody, výrobní dokumentaci, projekční dokumentaci, podpisové vzory, tiskové sestavy, knihy, časopisy, grafy, tabulky, zvukové záznamy, fotografie, rentgenové a sono snímky a další.

Tento systém umožňuje archivovat a sledovat dokumenty pro řízení kvality dle norem ISO 9000.


Principy práce s elektronickým archivačním systémem

Princip archivování dokumentů
Princip archivace dokumentů - papírových i elektronických je znázorněn na schématu níže:

Image

obr. č. 1

Papírový dokument je třeba nejprve naskenovat a naskenovaný obraz upravit. Elektronický dokument jednoduše do systému e-ARSYS importujeme. Naskenovaný i importovaný dokument před samotnou archivací identifikujeme, to znamená popíšeme podle předem stanovené struktury identifikátorů. To znamená, že se vyberou, nebo vypíší jednotlivé hodnoty identifikátorů, podle kterých se bude daný dokument později vyhledávat.
Poté dochází k uložení dokumentu. Na archivační médium se uloží elektronický obraz archivovaného dokumentu a do výkonné relační databáze se ukládají údaje o daném dokumentu.

Image

Image



Princip vyhledávání dokumentů

Image

obr. č. 2

Chceme-li vyzvednout dokument z archivu, zadáváme na něj dotaz do databáze. Dotaz může být směřován na konkrétní dokument (např.faktura č.1123/99) nebo na skupinu dokumentů (např. faktury dodané).
Na základě tohoto dotazu zobrazí e-ARSYS buď konkrétní dokument nebo skupinu dokumentů. Ze skupiny dokumentů jednoduše vybereme ten správný. Po otevření jej můžeme prohlížet, tisknout, exportovat či případně upravit. Pokud chceme upravenou podobu archivovat, je tento dokument zaarchivován jako nový dokument (původní archivovanou verzi nelze změnit).
Po zobrazení dokumentu na naší pracovní stanici vždy pracujeme s kopií dokumentu. Je tedy možné, aby s dokumentem pracovalo více jedinců najednou.


Struktura elektronického archivačního systému e-ARSYS

Je používána hierarchická tříúrovňová struktura:

Image



Organizace

  • nejvyšší stupeň hierarchie

Oblast

  • volba názvu oblasti je libovolná
  • většinou odpovídá činnostem v rámci organizace ( např. Marketing, Obchod, EKO atd.)
  • nebo sdružuje typy dokumentů s podobnou tématikou (např. šablony atd.)

Typ dokumentu

  • v každé oblasti je několik typů dokumentů
  • typ dokumentu = druh dokumentu ( např. smlouva, projekty, žádosti apod.)
  • pod jedním typem dokumentu archivujeme více dokumentů jednoho druhu
  • pro každého uživatele lze definovat přístupová práva k jednotlivým typům dokumentů

Identifikátor

  • každý typ dokumentu má obecně 1 až 8 identifikátorů (sedmý identifikátor je automaticky poznámka, osmý identifikátor je automaticky datum archivace )
  • identifikátor je označení pro údaj, podle kterého se dokument zaarchivuje a podle kterého se bude později dokument vyhledávat
  • pro jeden typ dokumentu jsou předdefinovány identifikátory, které se zobrazují podle údajů příslušných danému dokumentu
  • např. firma, IČO, adresa, název stavby apod.

Důležité vlastnosti systému z pohledu správy dokumentů

  • libovolné strukturování spravovaných dokumentů
  • přesné, definování přístupových práv pro archivaci a čtení na úrovni typů dokumentů
  • možnosti definování vazeb mezi dokumenty


Technické parametry

  • Internetová aplikace postavená na technologii APACHE/PHP/SSL
  • modulární systém (rozšiřující moduly zefektivňují nasazení systému)
  • hardwarové požadavky konfigurace stanice:
  • monitor doporučujeme 17" (rozlišení: 1024 x 768)
  • softwarové nároky: operační systém MS Windows 95/98, MS Windows NT 4.0 Server, MS Windows 2000, MS Windows XP i verze systému Linux / UNIX; standardně archivační systém podporuje tyto databáze: ORACLE, verze 7.3 a vyšší, MS SQL Server, verze 6.0 a vyšší, MySQL
  • Postgre SQL.
  • součástí dodávky může být archiv&backup server, který zajišťuje pravidelné zálohování archivů a databází, tím zároveň zvyšuje bezpečnost uložených dat - a zjednodušuje systém zálohování
Copyright © 2017 HSIcom. Všechna práva vyhrazena.
Joomla! je svobodný software vydaný pod licencí GNU General Public License.