Vývoj nasazení elektronického archivačního systému e-ARSYS na Magistrátu města Chomutova

Jelikož od nasazení elektronického archivačního systému e-ARSYS na Stavebním úřadu Města Chomutova uběhlo již více než deset let, přinášíme v dnešním příspěvku stručný přehled vývoje implementace a některé zajímavé statistické údaje.

Prvotní implementace elektronického archivačního systému proběhla na odboru Stavebního úřadu Města Chomutova v roce 2005. V rámci implementace byla nasazena verze 2.0, která byla certifikována dle zákona č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy úspěšně atestací na shodu se standardy ISVS.

e ARSYS 02

V lednu roku 2007 obdrželo Statutární město Chomutov Resortní cenu Ministerstva vnitra ČR za inovaci v územní správě za rok 2006, za projekt Digitalizace archívu stavebního úřadu, jehož základem bylo nasazení elektronického archivačního systému e-ARSYS.

V roce 2007 byl proveden upgrade systému na verzi 2.5, který přinesl zlepšení v ovládání jednotlivých funkcí, a sjednocení uživatelského prostředí do jednoho okna. V rámci inovace byly do těchto verzí také zakomponovány řady úprav, které vznikaly postupně v rámci provozování u jednotlivých zákazníků, jako jsou např. fulltextové vyhledávání, přehledné zobrazení všech nalezených dokumentů na jedné stránce.

Na konci roku 2011 byly na Magistrátu města Chomutova provedeny úpravy rozšíření elektronického archivačního systému e-ARSYS. Od roku 2005, kdy byl e-ARSYS nasazen na odboru Stavebního úřadu, vznikl po organizačních změnách a sloučení odborů Obecního živnostenského úřadu, Stavebního úřadu a Životního prostředí požadavek na rozšíření digitalizace archivu také na další odbory a jejich úseky. V prvním kroku byla rozšířena struktura pro úsek Životního prostředí – Vodoprávní úřad a spuštěna digitalizace jeho dokumentace.

V současné době je v elektronickém archivačním systému, zaarchivováno téměř půl milionu dokumentů v souhrnné velikosti více než tři čtvrtě TB.

Vývoj počtu zaarchivovaných dokumentů v jednotlivých letech:

e ARSYS 03

Vývoj nárůstu objemu zaarchivovaných dat:

e ARSYS 04

Na konci roku 2011 byl systém rozšířen o funkci Statistiku přístupů. Funkce monitoruje přístup uživatelů (přihlášení) do systému a počet stažených dokumentů. V následujícím grafu je zřetelné zvýšení využívání dat elektronického archivačního systému:

e ARSYS 05

V druhé polovině roku 2016 bude pro zákazníky připravena nová verze elektronického archivačního systému e-ARSYS 3.0. Tato nová verze přináší zásadní vylepšení v uživatelském a administračním prostředí.

Pro zákazníky, kteří již zavedli digitalizaci archivu s využitím stávajícího řešení společnosti, přináší nová aplikace především zvýšení uživatelského komfortu obsluhy archivu, s možností implementace jako doplněk, a fungovat tak souběžně s původní verzí, a to bez nutnosti migrace původních dat celého archivního systému.

e ARSYS 06

Uživatelská odezva na původní řešení se promítla do využití moderních prvků uživatelského rozhraní tím, že byla přepracována a sjednocena vizuální podoba webové aplikace při zachování hierarchického uspořádání archivních dat a tak k nim byl umožněn rychlejší přístup. Bylo zvoleno efektivnější zobrazování archivovaných dokumentů formou přehledných tabulkových výstupů s možností použití textových filtrů, bohatého variabilního řazení, vyhledávání pomocí klíčového slova i možnosti nastavení obsahu zobrazovaných dat uživatelem. Nová aplikace nyní umožňuje i přímou editaci zadaných údajů a jejich validaci, a to při zvýšené pozornosti na bezpečnost jak jednotlivých dotazů na uložená data, tak i přístupu k nim pro autorizované uživatele.